Polityka ochrony danych osobowych w Pracujwpl Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Kobierzyńska 64/23 30-363 Kraków, Polska
Celem Polityki ochrony danych osobowych, zwanej dalej Polityką, jest wprowadzenie i utrzymanie wymaganej przez przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781 t.j.) właściwej ochrony danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Pracujwpl Sp. z o.o..
Niniejsza Polityka dotyczy zarówno danych osobowych przetwarzanych w sposób tradycyjny w księgach, aktach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych, jak i w systemach informatycznych. Dotyczy istniejących oraz przetwarzanych w przyszłości zbiorów danych osobowych. Procedury i zasady określone w niniejszym dokumencie stosuje się do wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, zarówno zatrudnionych, jak i innych, np. wolontariuszy, praktykantów, stażystów.
Określenia użyte w Polityce ochrony danych osobowych oznaczają:
1. administrator danych osobowych (ADO) – Pracujwpl Sp. z o.o.
2. dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej,
3. przetwarzanie danych osobowych – gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, modyfikowanie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych, zwłaszcza w systemach informatycznych,
4. użytkownik – osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych,
5. system informatyczny – system (urządzenia, narzędzia, programy), w którym przetwarzane są dane osobowe,
6. zabezpieczenie systemu informatycznego – należy przez to rozumieć wdrożenie stosowanych środków administracyjnych, technicznych oraz ochrony przed modyfikacją, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem lub pozyskaniem danych osobowych a także ich utratą,
7. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
8. ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781 t.j.).
Informacja dla kandydatów aplikujących przez formularz
Ta część dotyczy danych, które podajesz w formularzu aplikacji na stronie oferty pracy (art. 13 RODO).
- Administrator. Administratorem danych podanych w formularzu jest Pracujwpl Sp. z o.o., ul. Kobierzyńska 64/23, 30-363 Kraków (karierabohatera.pl), e-mail: [email protected]. Od chwili otrzymania zgłoszenia administratorem Twoich danych jest także pracodawca, który opublikował ofertę. Pracodawca sam decyduje o dalszym przetwarzaniu danych w swojej rekrutacji.
- Zakres danych. Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, CV (jeśli je dołączysz) oraz wersja treści zgód i chwila ich wyrażenia. Nie zapisujemy adresu IP, nie analizujemy treści CV i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie profilujemy.
- Cele i podstawy prawne.
- przekazanie zgłoszenia pracodawcy i wysłanie Ci potwierdzenia – usługa, o którą prosisz, wysyłając formularz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, regulamin § 5),
- potwierdzenie doręczenia zgłoszenia, rozpatrywanie reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo serwisu – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Odbiorcy. Pracodawca, który opublikował ofertę (otrzymuje zgłoszenie e-mailem na adres z oferty), oraz podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie: Amazon Web Services (przechowywanie i przetwarzanie danych na serwerach we Frankfurcie, UE), Postmark (ActiveCampaign, LLC; wysyłka e-maili; USA – przekazanie danych na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych; treść wysłanych wiadomości jest przechowywana do 45 dni) oraz Cloudflare (dostarczanie strony).
- Okres przechowywania. Dane z formularza i CV przechowujemy przez 180 dni od wysłania zgłoszenia, a następnie są one automatycznie usuwane. W kopiach zapasowych mogą pozostać do 35 dni dłużej. Zapis bez danych osobowych (data zgłoszenia, oferta i status doręczenia) oraz liczby zgłoszeń do ofert przechowujemy bezterminowo.
- Twoje prawa. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski przyjmujemy pod adresem [email protected]. Kopia zgłoszenia przekazana pracodawcy jest w jego posiadaniu: w jej sprawie skontaktuj się z pracodawcą. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy przekazać zgłoszenia pracodawcy. Dołączenie CV jest opcjonalne.
Informacja dla osób zgłaszających ogłoszenia
Ta część dotyczy danych, które podajesz w formularzu „Zgłoś ogłoszenie” (art. 13 RODO).
- Administrator. Pracujwpl Sp. z o.o., ul. Kobierzyńska 64/23, 30-363 Kraków (karierabohatera.pl), e-mail: [email protected].
- Zakres danych. Imię i nazwisko lub nazwa, adres e-mail oraz treść zgłoszenia. Nie przekazujemy Twoich danych pracodawcy, którego ogłoszenie zgłaszasz.
- Cel i podstawa prawna. Rozpatrzenie zgłoszenia, potwierdzenie jego otrzymania i poinformowanie Cię o decyzji – obowiązek prawny wynikający z art. 16 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Odbiorcy. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie: Amazon Web Services (serwery we Frankfurcie, UE), Postmark (ActiveCampaign, LLC; wysyłka e-maili; USA – przekazanie danych na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych) oraz Cloudflare (dostarczanie strony i sprawdzenie, czy formularz wysyła człowiek). Na żądanie uprawnionych organów możemy przekazać zgłoszenie tym organom.
- Okres przechowywania. Imię i nazwisko oraz adres e-mail przechowujemy przez rok od decyzji w sprawie zgłoszenia, a następnie są one automatycznie usuwane. Treść zgłoszenia i decyzję bez Twoich danych przechowujemy bezterminowo.
- Twoje prawa. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne, ale przepisy wymagają ich do przyjęcia zgłoszenia.
Kontakt z firmami medycznymi
Ta część dotyczy firm medycznych z publicznego rejestru, którym możemy przedstawić naszą ofertę dla pracodawców, osób, które z nami w tej sprawie rozmawiają lub proszą nas o kontakt, oraz zamawiających, którzy w formularzu zamówienia zaznaczą zgodę na kontakt w sprawie ofert (art. 13 i 14 RODO).
- Administrator. Pracujwpl Sp. z o.o., ul. Kobierzyńska 64/23, 30-363 Kraków (karierabohatera.pl), e-mail: [email protected].
- Źródło danych. Nazwę, NIP, adres, województwo, telefon i stronę internetową firmy bierzemy z publicznego Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. Informacje o tym, że firma szuka pracowników, bierzemy z publicznych ogłoszeń o pracę: z portalu ofert urzędów pracy (CBOP) i z medycznych portali z ogłoszeniami o pracę. Imię i nazwisko, stanowisko, telefon i e-mail osoby, która z nami rozmawia, podaje ta osoba. Zgodę zaznaczoną w formularzu zamówienia lub zakupu pakietu oraz NIP i adres e-mail z zamówienia podaje zamawiający.
- Zakres danych. Nazwa firmy, NIP, adres siedziby, miejscowość, województwo, telefon i strona internetowa firmy z rejestru; o ogłoszeniach o pracę: stanowisko, miejscowość, link do ogłoszenia i jego daty (bez treści ogłoszenia i danych kontaktowych z niego); przebieg kontaktu i notatki. W spółkach jawnych, partnerskich i komandytowych nazwa firmy zawiera nazwiska wspólników. Gdy ktoś się z nami kontaktuje lub jest wskazany jako osoba do kontaktu: imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail, dogodna pora rozmowy oraz treść, data i zakres zgody. Do przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność i wspólników spółek cywilnych nie zbieramy danych z rejestru ani z ogłoszeń. Kontaktujemy się z nimi tylko wtedy, gdy sami o to poproszą, na przykład zaznaczając zgodę w formularzu zamówienia.
- Cel i podstawa prawna. Przedstawienie naszej oferty dla pracodawców firmom medycznym: rozmowa z naszym handlowcem lub oferta e-mailem, jeśli firma zgodzi się na dany sposób kontaktu albo sama się z nami skontaktuje. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, czyli marketing bezpośredni naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie dzwonimy ani nie wysyłamy ofert e-mailem bez zgody na dany sposób kontaktu (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Kontakt w sprawie ofert po zgodzie zaznaczonej w formularzu zamówienia opiera się na tej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zapis zgody i zapis sprzeciwu przechowujemy, bo musimy wykazać zgodę i uszanować sprzeciw (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).
- Oznaczanie firm. Firmy, które w ostatnich 90 dniach publikowały ogłoszenia o pracę, oznaczamy automatycznie, żeby handlowiec zaczynał od nich. Ogłoszenie łączymy z firmą po nazwie pracodawcy; ogłoszenie, którego nie da się połączyć z firmą z rejestru, pomijamy i nie zapisujemy. Nie podejmujemy na tej podstawie decyzji, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na kogoś wpływają.
- Odbiorcy. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie: Cloudflare (baza danych i dostarczanie strony), Amazon Web Services (serwery we Frankfurcie, UE), Postmark (ActiveCampaign, LLC; wysyłka powiadomień e-mail) oraz Google (skrzynka [email protected]). Cloudflare, Postmark i Google mogą przetwarzać dane w USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych.
- Okres przechowywania. Dane firmy z rejestru są na naszej liście, dopóki firma jest w rejestrze; gdy z niego zniknie, usuwamy je, chyba że byliśmy z nią w kontakcie lub wyraziła zgodę. Spółkę jawną, partnerską lub komandytową zapisujemy tylko wtedy, gdy ma świeże ogłoszenie o pracę. Informacje z tej części przekazujemy jej przy pierwszym kontakcie; jeśli w ciągu 30 dni do niego nie dojdzie, jej dane usuwamy. Informacje o ogłoszeniu usuwamy po 90 dniach od dnia, w którym ostatnio widzieliśmy je w źródle. Przebieg kontaktu, notatki i dane osób kontaktowych usuwamy po 12 miesiącach od pierwszego kontaktu lub ostatniej zmiany jego statusu, zależnie od tego, co nastąpi później. Zapis zgody przechowujemy 5 lat od jej wygaśnięcia lub wycofania. Po sprzeciwie usuwamy dane firmy, a zachowujemy skrót (hash) numeru NIP, datę i sposób kontaktu, dopóki prowadzimy takie kontakty, żeby więcej się z Państwem nie kontaktować. Zapis wcześniejszej zgody, jeśli była, zostaje na 5 lat, jak wyżej.
- Prawo sprzeciwu. W każdej chwili mogą Państwo sprzeciwić się wykorzystywaniu danych do marketingu bezpośredniego, także do oznaczania firm na podstawie ogłoszeń o pracę (art. 21 ust. 2 RODO). Wystarczy napisać na [email protected] albo powiedzieć to w rozmowie. Od tej chwili nie kontaktujemy się z Państwem w żaden sposób.
- Pozostałe prawa. Mają Państwo prawo dostępu do danych, w tym do informacji o ich źródle, a także do ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Zgodę na telefon lub e-mail można wycofać w każdej chwili, tak samo łatwo, jak została wyrażona; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego kontaktu. Mają Państwo też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dobrowolność. Rozmowa z nami i podanie danych są dobrowolne. Bez numeru telefonu nie możemy oddzwonić. Zgoda w formularzu zamówienia jest dobrowolna i nie ma wpływu na zamówienie.
1. Zasady przetwarzania danych osobowych
1.1
Administrator danych przetwarza dane osobowe:
- zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”),
- zbiera je w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”),
- adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”),
- prawidłowo i w razie potrzeby uaktualnia zebrane dane („prawidłowość”),
- przechowuje je w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”),
- w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
1.2
W celu realizacji tych zasad administrator danych przetwarza dane legalnie, na podstawie przesłanek opisanych w art. 6 RODO. Pobiera dane osobowe adekwatnie do celów przetwarzania i przetwarza je przez określony czas. Wobec osób, których dane przetwarza wypełnia obowiązki informacyjne określone w art. 13 RODO oraz w art. 14 RODO (gdy informacje pobierane są w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą) oraz wskazuje przysługujące im uprawnienia takie jak prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
- przenoszenia,
- sprzeciwu wobec przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- sprzeciwu wobec bycia profilowanym.
Administrator danych zapewnia ochronę danych w przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych w postaci zawierania stosownych umów powierzenia oraz korzystając z usług podmiotów przetwarzających realizujących obowiązki wynikające z RODO. W razie wystąpienia incydentu technicznego lub fizycznego administrator danych zapewnia zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności do danych osobowych i dostępu do nich.
1.3
Potwierdzenie spełniania obowiązków informacyjnych przez administratora danych stanowią klauzule informacyjne przekazywane osobom, których dane są przetwarzane. W przypadku pracowników przedstawia się im klauzule do podpisania i zamieszcza w aktach osobowych pracowników.
2. Upoważnienia do przetwarzania danych
Administrator danych zapewnia aby dostęp do danych osobowych w Pracujwpl Sp. z o.o. miały tylko osoby legitymujące się nadanym przez ADO upoważnieniem. Upoważnienia określają do jakich operacji użytkownicy są uprawnieni, tj. tworzenia, usuwania, wglądu, przekazywania danych, w jakich systemach oraz na jaki czas. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych mogą być nadawane na wniosek bezpośredniego przełożonego użytkownika systemu.
3. Analiza ryzyka
Administrator danych prowadzi analizę ryzyka w celu zabezpieczenia danych osobowych adekwatnie do zidentyfikowanych zagrożeń. Analiza prowadzona jest w przypadku zaistnienia zagrożenia oraz cyklicznie- 1 raz w roku kalendarzowym. Analiza danych prowadzona jest osobno dla każdego zbioru danych lub dla kilku zbiorów o podobnym zakresie danych. W przypadku konieczności przeprowadza się ocenę skutków dla oceny ryzyka na mocy art. 35 RODO.
4. Wykaz zabezpieczeń
Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.
5. Rejestr czynności przetwarzania
Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. W rejestrze tym zamieszcza się:
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora,
- cele przetwarzania,
- opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych,
- kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych,
- gdy ma to zastosowanie, informacje na temat przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO, dokumentację odpowiednich zabezpieczeń,
- jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych,
- jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO.
6. Inspektor ochrony danych
Administrator Danych Osobowych jest zobowiązany wyznaczyć inspektora ochrony danych, do którego zadań należą w szczególności:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych,
- monitorowanie przestrzegania przepisów RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych oraz Polityki ochrony danych obowiązującej w jednostce, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
- udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO,
- współpraca z organem nadzorczym, tj. Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych należy zgłosić jego powołanie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora.
7. Procedura postępowania z incydentami
Administrator danych wprowadza do stosowania procedurę postępowania z incydentami naruszenia ochrony danych osobowych. Celem tej procedury jest wypełnienie obowiązku wynikającego z art. 33 RODO (zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu). Procedura określa sposób definiowania incydentów zagrażających bezpieczeństwu danych osobowych oraz sposób reagowania na nie, a także procedurę wprowadzenia działań naprawczych. Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych ma obowiązek poinformowania o możliwości wystąpienia incydentu lub o jego wystąpieniu. Taka informacja powinna być przekazana ADO.
Powiadomienia wymagają:
- niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu elektronicznego, oprogramowania przed wyciekiem, kradzieżą i utratą danych osobowych, udostępnienie haseł osobom postronnym,
- niewłaściwe zabezpieczenie fizyczne pomieszczeń, urządzeń i dokumentów,
- nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych przez pracowników (np. niestosowanie zasady czystego biurka/ekranu, ochrony haseł, niezamykanie pomieszczeń, szaf, biurek, przyklejanie kartek z hasłami w szufladach),
- ślady na drzwiach, oknach i szafach wskazujące na próbę włamania,
- dokumentacja zawierająca dane osobowe niszczona bez użycia niszczarki,
- otwarte drzwi do pomieszczeń, szaf, gdzie przechowywane są dane osobowe,
- obecność osób postronnych w jednostce,
- złe ustawienie monitorów pozwalające na wgląd osób postronnych w dane osobowe,
- wynoszenie danych osobowych w wersji papierowej i elektronicznej na zewnątrz jednostki bez upoważnienia administratora danych,
- awarie serwera, komputerów, twardych dysków, oprogramowania,
- udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym,
- telefoniczne próby wyłudzenia danych osobowych,
- kradzież, zagubienie komputerów lub CD, twardych dysków, pen-drive z danymi osobowymi,
- maile nakłaniające do ujawnienia identyfikatora lub hasła,
- zainfekowanie komputerów wirusem lub inne błędne zachowanie komputerów,
- zdarzenia losowe (pożar obiektu, zalanie wodą, utrata zasilania, utrata łączności),
- włamanie do systemu informatycznego lub pomieszczeń,
- kradzież danych/sprzętu,
- świadome zniszczenie dokumentów.
Należy również powiadomić administratora systemów informatycznych. Ponadto należy udokumentować wystąpienie incydentu, jego skutki oraz podjęte działania naprawcze i zaradcze. W przypadku gdy incydent skutkuje naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych, administrator danych zgłasza je w ciągu 72 godzin Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz gdy istnieje taki wymóg, powiadamia o tym fakcie osoby, których incydent dotyczył.
8. Regulamin ochrony danych osobowych i szkolenia wewnętrzne
Administrator danych wprowadza w Pracujwpl Sp. z o.o. regulamin ochrony danych osobowych w celu zapewnienia osobom przetwarzającym dane osobowe pełny zakres wiedzy na temat zasad przetwarzania danych osobowych w jednostce oraz obciążających je obowiązków z tym związanych. Osoby zapoznane z Regulaminem zobowiązane są potwierdzić fakt zapoznania się z tym dokumentem oraz zdeklarować stosowanie się do jego zasad. Każda osoba przed zatrudnieniem powinna zostać zapoznana z Regulaminem. Administrator danych zapewnia również przeszkolenie pracowników z zakresu stosowania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a obecność pracowników należy potwierdzić pisemnie.
9. Dodatkowe zadania ADO
ADO realizuje również zadania w zakresie zarządzania i bieżącego nadzoru nad systemem informatycznym. W związku z tym:
- zarządza systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, posługując się hasłem dostępu do wszystkich stacji roboczych i serwera z pozycji administratora,
- przeciwdziała dostępowi osób niepowołanych do systemu informatycznego, w którym przetwarzane są dane osobowe,
- przydziela każdemu użytkownikowi identyfikator oraz hasło do systemu informatycznego oraz dokonuje ewentualnych modyfikacji uprawnień, a także usuwa konta użytkowników zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
- przeprowadza szkolenie stanowiskowe użytkownika w zakresie korzystania ze sprzętu komputerowego i zasobów sieci, zapoznaje z obowiązującymi w tym zakresie dokumentami,
- nadzoruje działanie mechanizmów uwierzytelniania użytkowników oraz kontroli dostępu do danych osobowych,
- w sytuacji stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń systemu informatycznego informuje administratora danych/inspektora ochrony danych o naruszeniu i współdziała z nim przy usuwaniu skutków naruszenia,
- prowadzi szczegółową dokumentację naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym,
- sprawuje nadzór nad wykonywaniem napraw, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisane są dane osobowe, nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu informatycznego,
- podejmuje działania służące zapewnieniu niezawodności zasilania komputerów, innych urządzeń mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz zapewnieniu bezpiecznej wymiany danych w sieci wewnętrznej i bezpiecznej teletransmisji.
10. Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
10.1
W przypadku zlecania przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym administrator danych zobowiązany jest zawrzeć umowę powierzenia. W jednostce prowadzony jest rejestr umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
10.2
Umowa określa kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ponadto zobowiązuje podmiot przetwarzający do:
- przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
- zapewniania, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
- podejmowania wszelkich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych na mocy art. 32 RODO,
- przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego,
- pomagania administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO,
- pomagania administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych
- usuwania lub zwracania administratorowi danych osobowych oraz usuwania wszelkich istniejących kopii, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych,
- udostępniania administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w przepisach RODO oraz umożliwiania administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.
10.3
Formularz dodawania ogłoszenia korzysta z usług zewnętrznych do wyszukiwania adresu i wyświetlania mapy:
- HERE Global B.V. otrzymuje wpisywane zapytania o adres oraz adres IP przeglądarki,
- OpenStreetMap Foundation (serwery tile.openstreetmap.org) udostępnia fragmenty mapy i otrzymuje przy tym adres IP przeglądarki oraz adres strony, z której pobierana jest mapa.
10.4
Treść ogłoszeń, które trafiają do serwisu (dodanych w formularzu, kupionych, dodanych przez nas na zlecenie pracodawcy oraz pobranych z wiadomości e-mail i stron internetowych pracodawców), analizujemy automatycznie z użyciem modeli językowych, aby:
- odczytać z niej dane ogłoszenia (specjalizację, wynagrodzenie, formę umowy, miejsce i warunki pracy),
- sprawdzić, czy treść nie narusza prawa ani regulaminu,
- sprawdzić, czy ogłoszenie spełnia warunki bezpłatnej publikacji,
- rozpoznać, czy ogłoszenie powtarza ogłoszenie już opublikowane w serwisie,
- przygotować propozycje przypisania ogłoszeń do profili placówek.
Analizie podlegają tytuł i treść ogłoszenia, nazwa pracodawcy i adres miejsca pracy. Treść może zawierać imiona i nazwiska osób wskazanych w ogłoszeniu do kontaktu; adresy e-mail i numery telefonów zastępujemy znacznikami, zanim treść zostanie przekazana do analizy. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, czyli prowadzenie serwisu z ogłoszeniami i dbanie o jego bezpieczeństwo (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ogłoszenie, które w wyniku analizy wymaga sprawdzenia, czeka na decyzję naszego zespołu.
Analizę wykonuje na nasze zlecenie Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paryż, Francja (wpisana do rejestru handlowego w Paryżu pod numerem 952 418 325), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Treść jest przetwarzana w centrach danych w Unii Europejskiej i państwach EFTA. Mistral AI nie przechowuje przesłanych treści ani wyników po zakończeniu analizy (zerowa retencja danych) i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.
11. Czynności kontrolne
Nadzór i kontrolę nad ochroną danych osobowych sprawuje Inspektor Ochrony Danych Osobowych Czynności kontrolne przeprowadzane są raz na kwartał.
Z czynności kontrolnych sporządza się protokół, w którym dokonuje się dokładnego opisu zakresu kontroli i przeprowadzonych czynność, a także zalecenia i działania naprawcze. Protokół podpisywany jest przez osoby wykonujące czynności kontrolne.
12. Odpowiedzialność osób upoważnionych do przetwarzania danych
Niezastosowanie się do prowadzonej przez administratora danych Polityki ochrony danych osobowych, której założenia określa niniejszy dokument, i naruszenie procedur ochrony danych przez pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych może być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.